Paperless– category –

受注書や発注書のやり取りを、いまだFAXや郵送に頼っている中小企業は少なくありません。「取引先がFAXしか受け付けない」「長年このやり方でトラブルがなかった」──そういった理由でデジタル化を後回しにしているケースです。 ただ、FAX・郵送による受発...

「取引先から検査成績書の再発行を求められたが、どのファイルに綴じたか思い出せない」 製造業や卸売業を営む中小企業では、検査成績書や品質証明書が毎月大量に発生します。製品に同梱する控えを棚のファイルに綴じていくと、いつの間にか書類棚が埋まり...

「あのファイル、どのフォルダに入れたっけ？」「最新版と旧版が混在してどれが使える状態か分からない」——ペーパーレス化に取り組んで社内書類を電子化したものの、かえって書類を探す時間が増えたという声は珍しくありません。紙のときはキャビネットの...

外注先の書類は、取引が増えるたびに山積みになっていませんか。業務委託契約書、発注書、業務指示書、成果物確認書、請求書——こうした書類を紙やメールで管理していると、探す・転記する・郵送を待つといった作業が積み重なり、気づけば担当者の月8時間以...

製造業や建設業を営む中小企業では、朝の朝礼後に作業員へ紙の作業指示書を一枚一枚配り、変更が出るたびに手書き修正か刷り直しという光景がいまだに多く見られます。「印刷した直後に仕様変更の連絡が入る」「現場に届いた紙を紛失されてトラブルになる...

毎月書類が増え続ける一方、「この書類はいつ捨ててよいのか」「機密書類をゴミ箱に捨てて大丈夫か」と迷ったことはないでしょうか。 法律上の保存期間が切れた書類を適切に廃棄すれば、書庫・キャビネットのスペースを削減し、維持費や書棚リース費を年間...

取引先や仕入先から「銀行口座が変わりました」という連絡を受けたとき、あなたの会社ではどのように処理していますか。紙の変更申請書を受け取り、担当者がExcelの取引先台帳を手入力で修正し、上司のはんこをもらって書類をファイリング——。そんな運用を...

毎年4月の入社手続きや年末調整のシーズンに、マイナンバーの収集作業で手が止まっていませんか。紙の「マイナンバー提供依頼書」を印刷して配付し、提出された書類をコピーして本人確認し、施錠できるキャビネットに保管する。退職者が出るたびに廃棄の記...

毎日の出荷作業で、送り状の手書き・手入力に時間を取られていませんか？「紙の出荷指示書を探している間に出荷が遅れた」「荷受確認の紙書類が倉庫に積み上がり、どこに何があるかわからなくなった」——こうした配送・物流書類の非効率は、製造業・卸売業...

「文書改訂のたびに全拠点へ配布するのが一苦労」「監査の直前になって記録書類が見つからない」「手順書が複数バージョン出回っていて、どれが最新かわからない」——ISO 9001や14001を取得している中小企業の品質担当者から、こうした声を毎年のように聞き...