Paperless– category –

来客が来るたびに誰かが仕事を中断して受付に向かい、紙の台帳に手書きで記録する——そんな光景が「当たり前」になっている中小企業は少なくありません。しかし、その「当たり前」が毎月何時間もの人件費を静かに食い続けています。 この記事では、クラウド...

「議事録を毎回印刷して製本して、ファイルに綴じて保管棚に並べる——これが会社設立以来の習慣になっている」という中小企業の経営者・総務担当者は少なくありません。 株主総会や取締役会の議事録は会社法によって定められた法定書類です。保管義務を守り...

設備点検や清掃チェック、品質検査の結果を、いまだに紙のチェックシートに書いて管理していませんか。現場の紙帳票は「書いた後に集計担当者が入力し直す」という二重作業が当たり前になりがちです。記入漏れや手書き文字の読み取りミスも重なり、月10時...

「健康診断の個人票、どこに保管したっけ？」——年に一度の労働局の調査や社会保険の手続きのたびに、紙書類を探し回る。従業員30名規模でも、健康診断記録・安全教育記録・労働者名簿といった法定保存書類は何十冊ものバインダーに膨らみ、総務担当者の管...

プロジェクト別の作業時間をタイムシートに手書きで記録し、月末に集計している—そんな会社は今も多くあります。担当者が「何時間かけたか」を記憶で補いながら記入するため、抜け漏れや集計ミスが起きやすく、管理者側の確認・転記作業に毎月かなりの時間...

毎月届く紙の請求書の仕分け、ファイリング、会計ソフトへの手入力、紙での保管...。経理担当者がこの作業に追われているうちに、本来集中すべき資金繰りや経営分析の時間が削られています。 2023年10月から始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式...

製品カタログを印刷して営業担当が持ち歩く、価格改定のたびに旧版を廃棄する、取引先へ送るためだけに製本費をかける——こうした「当たり前」のコストが、年間20万円を超えているとしたらどうでしょうか。 この記事では、製品カタログ・営業資料のペーパー...

「出張から戻ってきた社員が領収書の束を持ってくる。それを手入力して、上司に押印してもらって、経理がまたExcelに打ち込む。」 従業員30名以下の中小企業では、旅費精算がいまだに「紙の領収書 → 手入力 → 判子回し」という流れのままというケースが多...

毎年11月になると総務・経理担当者の頭を悩ませるのが年末調整の紙書類の山です。扶養控除等申告書、基礎控除申告書、配偶者控除申告書、保険料控除申告書――従業員30人の会社でも、回収・確認・修正依頼・保管まで含めると年間15時間以上の手作業が発生し...

就業規則や社内規程の改訂が出るたびに、古い冊子を回収して、新しい印刷物を全員に配って、誰が受け取ったか確認して……。この繰り返しに頭を抱えている総務担当者は少なくありません。従業員10人以上の事業所では就業規則の作成・届出が法律上の義務です...