中小企業の受発注書類ペーパーレス化ガイド｜FAX・郵送をやめてクラウド電子取引に移行して月12時間削減する方法

受注書や発注書のやり取りを、いまだFAXや郵送に頼っている中小企業は少なくありません。「取引先がFAXしか受け付けない」「長年このやり方でトラブルがなかった」──そういった理由でデジタル化を後回しにしているケースです。
ただ、FAX・郵送による受発注には見えにくいコストが蓄積しています。FAX用紙・インク代、印刷・封入・投函の手間、届いたかどうかの電話確認、受け取った書類のファイリングと保管スペース。これらを合算すると、月に10～12時間の作業時間と年間数万円のランニングコストになることも珍しくありません。
この記事では、受注書・発注書・注文確認書のFAX・郵送をやめ、クラウド電子取引に切り替える手順を解説します。無料ツールの選び方、取引先への移行依頼文の書き方、電子帳簿保存法の保存設定まで、IT担当者がいない中小企業が実務で使える内容です。

FAX・郵送による受発注書類が抱える「見えないコスト」

FAX・郵送を使った受発注には、次のようなコストが重なっています。

作業工数のコスト
・発注書の作成（Excelまたは手書き）と印刷・FAX送信: 1件あたり3～5分
・受信FAXの印刷・仕分け・担当者への配布: 1件あたり2～3分
・「届いているか」の確認電話: 1件あたり2～5分
・紙書類のファイリングと保管管理: 月1～2時間

金銭的コスト（目安）
・FAX用紙・インク代: 月1,000円～3,000円程度
・郵送費（速達・書留含む）: 月2,000円～1万円程度
・ファイリング用品・保管スペースのランニングコスト

さらに見落とされがちなのが「後から書類を探す時間」です。紙の書類は日付や取引先で整理されていても、特定の発注書を見つけるのに10分以上かかることがよくあります。クラウドならキーワード検索で数秒で見つかります。

想定例として、月に100件の受発注書類をやり取りしている従業員30名の企業で計算すると、1件あたり5分の手作業（印刷・確認電話・ファイリング含む）だけで月約8時間が消えます。さらに郵送対応が入れば12時間を超えることもあります。

クラウド電子取引に移行すると何が変わるか

電子取引に移行すると、受発注業務の流れは次のように変わります。

項目	FAX・郵送（移行前）	クラウド電子取引（移行後）
発注書の送付	Excelで作成→FAXまたは郵送	クラウドシステムからPDF送信またはメール添付
受注書の受取	FAX受信→印刷→仕分け	メールまたはシステムで自動受信
届いたかの確認	電話で確認	開封確認・既読通知で自動確認
書類の保管	紙ファイルに綴じて棚に保管	クラウドストレージに自動保存・検索可能
月間作業時間（想定例）	月約12時間	月約0.5～1時間（確認・照合のみ）

想定例として、月に80件の受発注書類を処理している企業では、移行後に月約11時間の削減を達成できる計算になります（処理1件あたりの時間短縮×件数。実際の削減効果は業務量や取引先数によって異なります）。

受発注書類ペーパーレス化の進め方：5ステップ

1. 自社の受発注フローを棚卸しする

まず、どんな書類が何枚くらい、どの取引先とやり取りしているかを把握します。把握せずにツールを決めると、「導入したが実際の業務フローと合わない」という失敗につながります。

確認する項目は次のとおりです。

・書類の種類: 受注書・発注書・注文確認書・注文書の中でどれが多いか
・取引先の数と件数: 月に何社から何枚受け取り、何枚送っているか
・送受信の手段: FAX専用か、郵送か、両方か
・取引先のデジタル対応状況: メールを使っているか、PCがあるか

棚卸しの結果、取引先を「デジタル対応可能」「FAX必須」の2グループに分けます。まず対応可能なグループから切り替えるのが現実的です。すべての取引先を一度に移行しようとすると調整が膨大になり、途中で頓挫することがよくあります。

2. ツールを選ぶ（無料運用も可能）

受発注書類のペーパーレス化に使えるツールは、大きく3パターンあります。

パターンA: メール＋PDF（最もシンプル・導入コストゼロ）

発注書や注文確認書をExcelやWordで作成し、PDFに変換してメール添付で送信します。受け取った書類もPDFのままクラウドストレージ（Google DriveまたはOneDrive）に保存します。電子帳簿保存法（以下、電帳法）の要件も満たせます。取引先への負担が最も少なく、「まず動かしてみる」ための最初のステップとして有効です。

パターンB: クラウド請求書・発注書ツール（月額0円～）

freee（フリー）やマネーフォワード クラウド請求書など、無料プランが用意されているクラウドサービスを使うと、書類の作成・送信・保存を一元管理できます。自動で電帳法対応の形式で保存される点が便利です。書類の作成から送付まで同一ツールで完結するため、Excelとメールを行き来する手間が省けます。

パターンC: 受発注専用SaaS（月額1万円～）

取引先が多く処理件数が多い場合は、受発注専用のSaaSを導入すると業務全体を効率化できます。ただし費用が発生するため、まずAまたはBで試してからの移行を推奨します。

小規模から始める場合、パターンAが最も導入ハードルが低く、今すぐ着手できます。また、FAX受信だけをデジタル化したい場合は、インターネットFAX（クラウドFAX）という選択肢もあります。詳しくは中小企業のFAX廃止ガイドで解説しています。

3. 取引先への移行依頼文の書き方

電子取引化で最も障壁になるのが「取引先への依頼」です。移行依頼文には次の要素を盛り込むと受け入れてもらいやすくなります。

移行依頼文の基本構成（例）

件名: 受発注書類の電子送受信への変更のお願い

○○株式会社 ご担当者様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
このたびは業務効率化の取り組みの一環として、受発注書類の送受信方法をFAX・郵送からメールへ変更させていただきたく、ご連絡いたしました。

【変更内容】
・発注書の送付方法: FAX・郵送 → メール（PDF添付）
・変更開始予定日: ○○年○月○日
・送付先メールアドレス: ○○@○○.co.jp

ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

依頼文のポイントは「難しい変更ではない」「相手の手間は増えない」ことを伝えることです。「PDF添付メール」への変更であれば、取引先はほぼ追加費用も作業も発生しません。

取引先がFAXを手放せない理由として多いのは「社内の受付体制がFAX前提になっている」ことです。その場合は「まず新規発注分だけメールに切り替える」という段階的な提案が受け入れられやすくなります。なお、発注書の電子化については注文書・発注書ペーパーレス化ガイドも参考にしてください。

4. 電子帳簿保存法の要件を満たす保存設定

2024年1月から、電子取引で受け取ったデータ（メール添付PDFなど）は紙に印刷せず、データのまま保存することが義務になっています。要件を満たさないと、税務調査の際に問題になることがあります。

電帳法が電子取引に求める主な要件は次の3点です。

・真実性の確保: タイムスタンプを付与するか、訂正・削除の履歴が残る方法で保存する
・可視性の確保: 日付・金額・取引先で検索できる状態にする
・安全な保管: 消失しないよう複数箇所で保存する

中小企業が低コストで対応する方法として、次の運用が一般的です。

・Google DriveまたはOneDriveのフォルダに保存する（バージョン履歴機能が真実性を担保）
・フォルダ構成を「取引先名」→「年月」とし、ファイル名に「YYYYMMDD_取引先名_金額」を付ける
・検索はクラウドストレージの全文検索機能を活用する

電帳法の要件の詳細については電子帳簿保存法対応ガイドで詳しく解説しています。

5. 社内ルールと定着化

ツールと取引先の準備が整っても、社内ルールが曖昧だと「Aさんはメールで送ったが、BさんはまだFAXで送っている」という二重管理が起きます。

最低限決めておくべきルールは次の4つです。

・誰がどのツールで送受信するか（担当者と代替者）
・受信したPDFの保存場所と命名規則（例: 2026-11-01_株式会社山田_発注書）
・FAXが届いた場合の対処（取引先に連絡して次回からメールへ誘導する）
・月末や月初の書類確認タイミング

社内ルールはA4一枚の「受発注書類電子化マニュアル」にまとめて、全員に共有することを推奨します。最初の1カ月は担当者が必ずチェックし、慣れてきたら月1回の確認に移行する流れが定着しやすくなります。

かかるコストと使える補助金

対応パターン	初期費用	月額費用	適した規模の目安
メール＋PDF（無料）	0円	0円	取引先10社以下、月50件以下
クラウド請求書・発注書ツール（無料プラン）	0円	0円（無料プラン）～2,000円	取引先20社以下、月100件以下
受発注専用SaaS	10万円～	1万円～3万円	取引先30社以上、月200件以上

（執筆時点: 2026年11月。各ツールの料金は変更される場合があります）

受発注専用SaaSを導入する場合、IT導入補助金（デジタル化基盤導入類型）を活用できます。対象となる登録済みITツールは補助率最大75%（上限350万円）が適用されるため、初期費用を大きく抑えることが可能です。ただし補助対象は登録済みITツールに限られますので、事前に各ツールのベンダーに確認してください。

よくある失敗と回避策

よくある失敗1: 取引先全社に一斉に切り替えを依頼してしまう

一斉連絡は取引先の反感を買いやすく、対応が滞ります。まず取引量が多い上位3～5社を選んで個別に依頼するのが確実です。成功事例が出てから他の取引先に広げていくと話が進めやすくなります。

よくある失敗2: 電帳法の要件を後回しにしてしまう

「とりあえずPDFをメールで送受信する」だけでは、保存要件を満たしていないケースがあります。ツールを決めると同時に、保存ルールも確定させることが重要です。後から整理し直す手間のほうがかかります。

よくある失敗3: FAX受信だけ紙のまま残してしまう

送信側は電子化できても、受信側がFAXのままだと半端な状態が続きます。インターネットFAXに切り替えてクラウドに自動保存する設定を先に整えると、受信側も電子化できます。

よくある失敗4: ファイル命名規則を決めないまま運用を始めてしまう

「取引先名がバラバラ」「日付の書き方が人によって違う」という状態は、後から整理するのに余計な手間がかかります。命名規則は最初に決め、全員が守るルールにしましょう。

本記事のまとめ

受発注書類のFAX・郵送をクラウド電子取引に切り替えるために必要な手順をまとめます。

・まず自社の受発注フロー全体と取引先のデジタル対応状況を棚卸しする
・ツールはメール＋PDFから始めれば初期費用ゼロで着手できる
・取引先への移行依頼は「PDF添付メールへの変更」として、相手の負担が増えないことを伝える
・電子帳簿保存法の保存要件（検索可能・改ざん防止）は事前に設定しておく
・社内ルール（誰がどこに保存するか・命名規則）を最初に決めて二重管理を防ぐ

小規模から始めれば、コストゼロで今月中に着手することも可能です。まずは月の受発注件数が多い取引先1社から試してみてください。